Inzicht in de “waarde” van een Business Case
Vanzelfsprekendheden:“Projecten zijn er om baten aan de business te leveren”“Scope en Waarde zijn de belangrijks beheersinstrumenten van projecten”
Wat U nodig heeft is een business case die duidelijk de ‘case’ definieert voor het investeren in de levering van uw project. De business case moet allereerst een definitie bevatten van de overeengekomen waarde propositie en vervolgens de middelen en kosten van levering ervan. In die volgorde!
De waarde propositie bestaat uit
- de gewenste uitkomsten voor de business, de eindstatus hoe het er uit gaat zien Plus
- de bijbehorende baten voor de business Plus
- hun financiële waarden Plus
- Een routebeschrijving – hoe en wanneer de uitkomsten en de baten worden geleverd
- Minus de kosten van levering.
De volledige levering van de waarde propositie is het commitment van de projectsponsor aan de organisatie –
“Ik zal deze waarde propositie leveren als U mij de middelen, de mensen en de ondersteuning geeft die ik nodig heb.”
Het is nu heel duidelijk wat het project maatstaf van succes is -de volledige levering van de waarde propositie. Dit klinkt misschien logisch, maar in een recente analyse van 59 grote projecten lieten zien dat niet één van deze projecten een duidelijke waarde propositie had.
Toch moet de waarde propositie centraal staan in uw project!
TOP zorgt ervoor dat de waarde propositie van uw project duidelijk en realiseerbaar is. Zodat iedereen weet wat u moet gaan leveren, hoe u het gaat leveren, wat nodig is om het te leveren en om vervolgens indicatoren om de voortgang van de levering te kunnen meten.
Zo eenvoudig is het!
Het probleem met business cases
Het kennen van de volledige waarde van een project is niet de norm. In plaats daarvan wordt de scope van het project meestal gedefinieerd in termen van “producten die het project zal leveren”; de baten worden gedefinieerd in termen van “wat nodig is om de kosten te rechtvaardigen”. De kloof tussen deze twee wordt overbrugd door “geloof en hoop”!
Voor een document dat al meer dan 30 jaar wordt gehanteerd is het verrassend dat business cases nog steeds zo slecht worden begrepen. Business cases zijn consistent een probleem -ze zijn onbetrouwbaar, ze kunnen niet met elkaar worden vergeleken, “strategisch”, “tactisch” en knoeiwerk. En hoe meer men, vaak vanuit een financiele rol, het proces contunue probeert te “verbeteren”, hoe hartnekkiger de problemen lijken te blijven bestaan.
Het is ook evident dat, ondanks de toegenome “verbetering” van business caseprocessen, weinig organisaties in staat zijn om beloofde baten effectief kunnen volgen tijdens de realisatie. Er moet toch wel iets fundamenteel verkeerd zijn – en dat is ook zo.
De kwaliteit van de business case wordt niet erg geholpen door het wijdverbreide misverstand over de aard en de rol ervan. Zolang we het probleem niet begrijpen kunnen we deze niet oplossen.
Wij hebben geconstateerd dat de meeste business cases gebaseerd zijn op verkeerde aannamen zoals…
Het wordt gezien als een “financieel” document | Dat is het niet! Het is een strategisch document, vooral gericht op hoe het project de strategie gaat verbeteren en leveren. |
Het wordt gezien als een middel om het project te “rechtvaardigen” | Dat is het niet! Het is een definitie van de waarde propositie – wat het project moet gaan leveren aan business waarde -. |
Het positioneert de baten om te kosten goed te maken (d.w.z. met het oog om een positieve ROI or NPV te genereren) | Dat is onjuist! Baten zijn de raison d’etre, de kern focus, van een project met daarbij alleen de kosten voor het leveren van de baten. |
Het wordt gezien als een verplicht document, niet als basis van de projectdefinitie en als controle documentatie | Het is hét primaire beheers document van een project. Het is een gedetailleerd ‘contract’ tussen de Project Sponsor (Executive) en de organisatie – |
Het wordt gezien om financiële integriteit te hebben | Dat zijn ze vaak niet! Veel financiële business cases, het percentage varieert, zijn knoeiwerk, en/of worden niet ondersteund of zijn niet te monitoren. |
Het wordt gezien als dynamisch-veranderlijk (“actualiseerbaar”) op elke ?Projectfase | Verlagingen van de onzekerheden in de schattingen moeten zichtbaar worden in elke projectfase, maar de gewenste business uitkomsten als element van de waarde propositie, moeten worden behandeld als onveranderlijke eenmaal overeengekomen. |
Waarom is het Business Caseprobleem niet opgelost?
De huidige kijk op business cases is ondersteboven. Dat komt omdat business cases worden gezien als rechtvaardiging van de kosten. De primaire focus ligt daarbij op de kosten van het project, om dan vervolgens “genoeg waarde” te beschrijven (vaak bedacht) om een aanvaardbaar rendement op de investering (ROI) te krijgen.
Deze manier van denken beperkt het zicht door alleen naar financiele baten om te kosten te kunnen compenseren. Dit resulteert erin dat veel baten niet worden onderkend, worden genegeerd of behandeld als “zacht” of “immaterieel”. Dit resulteert erin dat (onbedoeld) maar een deel van de baten en waarde worden geidentificeerd. De kans is groot dat baten die niet worden geindentificeerd ook niet worden gerealiseerd.
Maar in plaats van deze situatie te zien als een indicatie dat er een probleem is, blijven business caseprocessen vaak knoeiwerk, slecht ontworpen of een formaliteit met weinig echte geloof in de inhoud. Zoals een ervaren investeringcommissie lid zei, “Ik halveer altijd de baten en verdubbel de kosten” -met andere woorden: hij had geen geloof in de business cases die hij onder ogen kreeg (hij stopte overigens ook nooit een project!)
Als u uw perspectief op business cases corrigeert naar waarde (niet op kosten) dan kunt u de “waarde kloof” elimineren.
We hebben geconstateerd dat, door de rol en de aard van de business case te verduidelijken, onmiddellijk de erkende en beoogde waarde, van elk project en van de totale project portfolio, wordt verhoogd.
Vereiste kenmerken van een Business Case
Business cases kenmerken:
waarde gericht | vooral gericht op de waarde propositie en de realisatie ervan, niet op de kosten |
strategisch | de bijdrage van elk project aan de strategie van de organisatie direct en zichtbaar meetbaar |
consistent | voor alle business cases zelfde beoordelingscriteria hanteren met behulp van een gestandaardiseerde, vergelijkbare basis |
business georiënteerd | gericht op de business uitkomsten en impact, en minder gericht op de techniek |
uitgebreid | met inbegrip van alle factoren die relevant zijn voor een volledige evaluatie en het waarborgen dat de inhoud duidelijk relevant, logisch is en, hoewel mogelijk veeleisend, toch eenvoudig te realiseren en te evalueren |
traceerbaar | sleutelelementen kunnen worden bijgehouden en gemeten gedurende het project en daarna |
“eigenaarschap” | verantwoordelijkheden voor de levering van de baten en management van de kosten zijn duidelijk belegd, begrepen en gecommitteerd. |
Weinig business cases zijn ontworpen om aan deze fundamentele ontwerpkenmerken te voldoen. In plaats daarvan zijn ze kostengericht, tactisch, inconsistent, project-output georiënteerd, onvolledig, niet traceerbaar of meetbaar en niet gedragen door iedereen.
Geen wonder dat ze niet goed werken!
De TOP™ Business Case aanpak is eenvoudig maar voldoet aan alle van de vereiste business case kenmerken. Het beantwoordt zes fundamentele vragen
- Waarom overwegen we dit project?
- Wat is de potentiële waarde? (De waarde propositie)
- Wat zal het kosten om te leveren?
- Hoe zal het worden geleverd?
- Wie neemt de verantwoordelijkheid voor het project en de waarde ervan?
- Hoe is de beheersing geregeld?
Het beantwoorden van deze zes vragen zorgt ervoor dat projecten op consiste wijze op waarde kunnen worden beoordeeld – en het stelt de organisatie vervolgens in staat om de realisatie van de waarde propositie te volgen.
Herpositionering van de Business Case
Business cases worden meestal gezien als het middel waarmee financiering wordt verkregen. Zodra de business case geaccepteerd is, is zijn rol beëindigd en wordt het op de plank gelegd.
Dat is fundamenteel verkeerd!
Uw business case moet centraal staan, want het is het meest belangrijke project-gerelateerde document. De business case definieert waarom in het project moet worden geïnvesteerd, welke waarde hiermee moet worden geleverd en hoe deze waarde realisatie plaats moet vinden.
Het definieert waarom het project wordt gedaan!
Het project bestaat om de waarde propositie beschreven in de business case te leveren!
Overbrug de “Waarde Kloof”
Het business caseproces is erg bepalend voor de “waarde kloof”. De kloof tussen wat het project als resultaat oplevert en de gewenste business uitkomsten. Vaak worden met de bestaande business caseprocessen de “waarde kloof” niet overbrugd, waardoor veel van de potentiële waarde van een project verloren gaat.
Orthodoxe business caseprocessen veronderstellen dat het project alle baten zal leveren.
Het project kan:
- een beperkt aantal (project) uitkomsten, met de daarbij behorende baten en waarde, opleveren en verdre randvoorwaarden scheppen én ondersteuing bieden aan de business om de resterende business uitkomsten te kunnen leveren
- géén baten opleveren en het bereiken van de verwachte baten frustreren
- of ergens tussenin ziten.
De levering van de baten (en waarde) is momenteel niet de primaire focus van de meeste project Business cases of -plannen.
Baten en waarde worden meer gezien als een “bijproduct” van het project dan als zijn raison d’etre. Deze mis-perceptie is belangrijk omdat het leidt tot de “Waarde gap” -de kloof tussen wat het project levert en wat het bedrijf nodig heeft om de zakelijke baten en de waarde te realiseren. Bij de huidige projecten, verdwijnt 50% of meer van de potentiële business waarde door deze “waarde kloof”.
Deze waarde kloof komt vaak voor (en is duur in termen van waardeverlies). Het niet in staat zijn om de waarde kloof te herkennen, door zich er niet bewust van te zijn, betekent dat de waarde niet wordt gemanaged, noch aangepakt.
Het huidige focus op de kosten van projecten versterkt dit probleem en de waarde kloof.
De Waarde kloof (Value gap)
De grootte van de kloof wordt bepaald door de manier waarop u in staat bent om uw project scope in de business case te specificeren ten opzichte van de te leveren businerss uitkomsten en baten. Een te grote kloof tussen de project- en de business-uitkomsten vermindert de kans op het realiseren van de volledige business baten. Het is vaak moeilijk en te veel werk voor de business om de vollige baten te realiseren.
Projecten en zelfs de programma’s leveren producten (uitvoer), maar vaak niet de uiteindelijk gewenste business uitkomsten volledig geimplementeerd in de operatie. Er zijn extra activiteiten noodzakelijk om te komen van het hetgeen het project oplevert – project-uitvoer/ -uitkomsten – naar volledig operationele business uitkomsten, met hun baten en waarde.
Omdat deze extra activiteiten vaak niet volledig (of helemaal niet) in onderkend zijn, worden de uiteindelijke uitkomsten en de baten niet gerealiseerd en gaat aanzienlijke business waarde verloren.
Dit is de “waarde kloof”
Uit eigen onderzoek is gebleken dat met de uiteindelijke oplevering van een project, tussen de 20% en 30% van de mogelijke waarde wordt geleverd. De grootte en waarde van de “kloof” geeft aan dat het gemiddeld mogelijk is om 70% of meer van de potentiële waarde van elk project te realiseren!
Het business caseproces elimineert deze kloof door…
- de eind status van de business uitkomsten en de benodigde veranderingen die hiervoor nodig zijn te definieren
- de project of programma Scope te definiëren (uit een subset van de business uitkomsten)
- de noodzakelijke veranderingen te alloceren tussen hetgeen het project levert en de business wenst
- de projectactiviteiten vast te leggen in de project delivery plannen
- het vastleggen van de business activiteiten in de baten leveringsplannen
Deze plannen om de business baten te leveren beginnen met de geleverde projectuitkomsten en omvatten alle benodigde om de volledige business uitkomsten te leveren en hun bijbehorende baten en waarde.
Als resultaat, geen kloof. Probleem opgelost
In veel organisaties is deze eliminatie van de “waarde kloof” een enorme stap voorwaarts en brengt de projectplannen en de business cases dichter bij elkaar.
TOP begint aan het einde, buiten het project, waar de business wil eindigen en werkt vervolgens terug om de veranderingen te identificeren die nodig zijn om, van de huidige situatie (uw uitgangspunt), naar de gewenste geoperationaliseerde business eindstatus te komen.
Door deze Business eindsituatie gedreven aanpak, zijn zowel de project en de business activiteiten onderdeel van een geïntegreerde set van veranderactiviteiten, die nodig zijn om de afgesproken business uitkomsten te leveren.
Deze benadering elimineert elke kloof tussen de project levering en de business behoeften, aangezien alle vereiste wijzigingen bekend zijn bij het starten van de planningsfase. Uw business waarde valt niet langer tussen deze gemeenschappelijke (en meestal gapende) “project output-to-business behoefte” kloof.
Totally Optimized Projects
TOP pakt het probleem aan van falende projecten en -strategieën.