Budgetten beheren binnen de Agile wereld
Agile heeft een grote verschuiving veroorzaakt in de manier waarop we het succes van IT ontwikkeltrajecten meten. Waar eerst vooral werd gelet op budget versus actual, wordt nu steeds meer gekeken naar gerealiseerde items uit de backlog.
De “business” en haar gebruikers zien dat er snel zaken worden gerealiseerd en zijn daarmee tevreden. De vraag over kosten versus actual wordt meer en meer verschoven naar de financiële mensen. Zij zijn het die de budgetten beheren voor veranderactiviteiten. Zij zijn het ook die daarover verantwoording moeten afleggen aan de directie.
QSM geeft controllers handvatten in de vorm van services en tools om grip op Agile te krijgen. Vragen die QSM controllers helpt te beantwoorden:
Is het budget voor het ontwikkel traject toereikend?
Agile leidt in veel gevallen tot weinig rapportage. Dit maakt de rol van de controller vaak ingewikkeld. Helemaal als het uiteindelijk de controller is die verantwoordelijk is voor budgetten binnen de change organisatie. Vaak staat het budget vooraf vast, evenals de doorlooptijd. Terwijl het onduidelijk is of dit voor de te ontwikkelen Epics wel voldoende is. QSM services vooraf en tooling kunnen hierbij helpen. Met SLIM Estimate kan op basis van omvang, doorlooptijd, complexiteit, en productiviteit worden bepaald hoeveel resources er nodig zijn om dit te realiseren.
Hoe ga ik om met (uren)administratie binnen (Bizz)DevOpsteams?
Met de komst van Agile wordt urenadministratie vaak als overbodige ballast ervaren. Toch zijn er diverse argumenten om toch een bepaalde vorm van administratie bij te houden. Een team voert een sprint uit van twee weken. Dan weet u hoeveel uur er in de sprint verbrand wordt. Hieronder vallen verschillende categorieën: Aansturing/overhead, ontwerp, ontwikkeling en beheer. Hier kunt u op basis van een aantal sprints percentages aan hangen die u vervolgens gebruikt voor de uren administratie. Als u deze uren onderscheidt kunt u relatief eenvoudig budgetprognoses maken met bijvoorbeeld de hulp van de SLIM tooling.
Hoe monitor ik de budgetvoortgang?
Net als de projectmanager wilt u inzicht in de voortgang. In uw geval gaat dit primair om het kostenaspect. Alle wijzigingen in productiviteit en scope zorgen voor verandering in de budgettering. Als volgt zijn de volgende stappen met onze tools te definiëren:
- Realistisch budget voor de activiteiten die zijn gepland dit kan met behulp van SLIM Collaborate of SLIM Estimate
- Structurele voortgangsmonitoring met SLIM control. Hier kunt u zien of u op schema loopt en zo niet wat de consequenties zijn voor het budget.
- Data verzamelen van afgeronde trajecten om nieuwe trajecten beter te kunnen voorspellen met behulp van SLIM Collaborate.